Das Compliance-System der BAUFINEX GmbH
Das Compliance-System steht auf drei Säulen:
- Vorbeugen
- Erkennen
- Reagieren
Mit Hilfe dieser Säulen schaffen wir ein Fundament, mit dem wir sicherstellen wollen, dass unser Geschäft im Einklang mit Recht und Gesetz sowie mit unseren Werten steht.
I. Vorbeugen
Die erste Säule unseres Compliance-Systems dient der Prävention. Wir wollen unseren Mitarbeitern eine Orientierung geben, wie sie sich bei Compliance-relevanten Themenstellungen zu verhalten haben. Die von der Compliance-Abteilung entwickelten Maßnahmen und Prozesse wirken auf regelkonformes Verhalten hin und unterstützen damit die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit.
1. Compliance-Risikobewertung
Basis eines jedes Compliance-Programms ist die Identifizierung der wesentlichen rechtlichen Regelungen, deren Nichteinhaltung erhebliche finanzielle oder reputative Auswirkungen haben können. Deshalb führt die Compliance-Abteilung jährlich in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen entsprechende Risikobewertungen durch, aktualisiert diese und leitet daraus Maßnahmen zur Risikoverringerung ab.
2. Richtlinien und Verfahren
a) Verhaltenskodex
Die BAUFINEX GmbH hat sich dem gemeinsamen Verhaltenskodex der Schwäbisch Hall-Gruppe angeschlossen. Mit dem Verhaltenskodex wird die Verantwortung gegenüber unseren Kunden, Geschäftspartnern, Anteilseignern, Mitarbeitern und der Gesellschaft zum Ausdruck gebracht.
Der Verhaltenskodex gibt den Mitarbeitern eine Orientierung in der Vielfalt der bestehenden rechtlichen und ethischen Regeln. Die im Verhaltenskodex in Bezug auf Kunden und Geschäftspartner zum Ausdruck gebrachten Werte sind Fairness, Professionalität, Transparenz, Respekt und das genossenschaftliche Selbstverständnis „Hilfe zur Selbsthilfe“. Der Umgang der Mitarbeiter untereinander zeichnet sich durch gegenseitigen Respekt, Vertrauen, Ehrlichkeit und Toleranz aus.
b) Geschenke-Richtlinie
Die Geschenke-Richtlinie zeigt auf, welche Geschenke, Geschäftsessen und Einladungen zu Veranstaltungen noch als angemessenen betrachtet werden und nicht den Anschein erwecken, dass hierdurch Geschäftspartner beeinflusst werden sollen.
c) Richtlinie zur Verhinderung strafbarer Handlungen
Die Entdeckung von wirtschaftskriminellen Handlungen beruht in besonderem Maße auf der Aufmerksamkeit aller Mitarbeiter. Ein möglichst hoher Sensibilisierungsgrad und ein entsprechendes Bewusstsein aller für das möglichst frühzeitige Erkennen von solchen Handlungen ist die beste Präventionsmaßnahme. Diesem Zweck dient die Richtlinie zur Verhinderung strafbarer Handlungen.
d) Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Die BAUFINEX GmbH hat eine Vielzahl von Maßnahmen zum Schutz gegen den Missbrauch durch Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ergriffen. Durch das Einhalten von hohen Standards wird ein effektives Präventionsniveau gegen diese Straftaten gewährleistet und Reputationsschäden vermieden.
d) Kartellrechts-Compliance
Im Rahmen jährlicher Schulungsmaßnahmen werden relevante Mitarbeiter sensibilisiert, um etwaigen Verstößen gegen kartellrechtliche Vorgaben vorzubeugen.
e) Geschäftspartner-Prüfung
Die BAUFINEX GmbH arbeitet nur mit integren Geschäftspartnern zusammen. Deshalb werden potenzielle Geschäftspartner risikoorientiert einem Compliance-Check unterzogen. Auf Basis der Ergebnisse dieses Checks wird dann über eine Zusammenarbeit entschieden.
3. Schulung
Die Mitarbeiter werden regelmäßig zu Compliance-Themen geschult. Hierbei sind für uns vor allem Themenfelder wie Korruptionsbekämpfung, die Einhaltung des Kartellrechts und die Verhinderung von strafbaren Handlungen im besonderen Fokus.
4. Beratung
Die Compliance-Abteilung steht den Mitarbeitern in allen Fragen rund um Compliance gerne zur Verfügung. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit ist dabei selbstverständlich.
II. Erkennen
Die zweite Säule des Compliance-Systems hat zum Ziel, regelwidriges Verhalten zu erkennen.
1. Hinweisgebersystem
Die BAUFINEX GmbH hat zur Prävention gegen Wirtschaftskriminalität sowie zum Schutz der Reputation ein Hinweisgebersystem zur Übermittlung möglicher Verdachtsfälle von Wirtschaftskriminalität eingerichtet. Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner haben die Möglichkeit, solche Hinweise über ein E-Mailportal oder telefonisch anonym zu melden.
2. Compliance-Audits
Anhand von Compliance-Audits wird überprüft, ob die Compliance-relevante Vorgaben im Rahmen der Geschäftstätigkeit beachtet werden. Schwachstellen werden hierdurch ermittelt, Sensibilisierungsmaßnahmen durchgeführt und Maßnahmen zur Vermeidung von Compliance-Risiken abgeleitet.
3. Compliance-Untersuchungen
Die Compliance-Abteilung führt Untersuchungen bei Compliance-Verstößen durch. Die Untersuchungen tragen der Unschuldsvermutung, den Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats und dem Datenschutz Rechnung. Abgeschlossene Untersuchungen bieten wichtige Anhaltspunkte für Verbesserungsmöglichkeiten.
III. Reagieren
Aufgedeckte Regelverstöße sind auf mögliche Konsequenzen zu prüfen und mögliche Verbesserungsmaßnahmen des Compliance-Systems sind zu hinterfragen. Dem dient die dritte Säule des Compliance-Systems, das Reagieren.
1. Ahndung von Fehlverhalten
Die konsequente Ahndung von Regelverstößen setzt ein wichtiges Zeichen für die Glaubwürdigkeit eines Compliance-Systems. Die Compliance-Abteilung reagiert zusammen mit den Fachbereichen, insbesondere mit der Personalabteilung fallbezogen auf Compliance-Verstöße.
2. Weiterentwicklung des Compliance-Systems
Die Erkenntnisse aus der Aufklärung von Fehlverhalten werden genutzt, um das Compliance-System zu optimieren. Darüber hinaus wird geprüft, ob identifizierte Schwachstellen abgestellt wurden. So wird sichergestellt, dass wichtige Erkenntnisse aus aufgedeckten Fehlverhalten das Compliance-System weiter verbessern.
IV. Kontakt
Bei allen Fragen rund um Compliance können Sie sich gerne an uns wenden:
Dr. Dirk Otterbach,
Tel: +49 791/46-5322
Dr. Alexander Kraus,
Tel: +49 791/46-6035
Katrin Daum,
Tel: +49 791/46-9833
Hinweisgebersystem
Zur Prävention gegen Wirtschaftskriminalität sowie zum Schutz der Reputation und der Vermögenswerte der BAUFINEX GmbH haben wir ein Hinweisgebersystem zur Übermittlung möglicher Verdachtsfälle von Wirtschaftskriminalität eingerichtet.
Hinweisgebersystem der BAUFINEX GmbH
Sofern Sie mögliche Verdachtsfälle nicht direkt an Ihre Ansprechpartner mitteilen wollen, haben Sie die Möglichkeit solche Hinweise über ein E-Mail-Portal oder über ein Telefonportal zu melden. Bei beiden Portalen können die Verdachtsfälle anonym gemeldet werden.
Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Fälle von Wirtschaftskriminalität, welche sich zu Lasten der BAUFINEX GmbH auswirken können, aufzudecken und fördern hierdurch unseren nachhaltigen Erfolg.
Weitere Informationen
Wir möchten mit diesem Hinweisgebersystem die Möglichkeit schaffen, Fälle von Wirtschaftskriminalität, schädigende Verhaltensweisen und Risiken aufzudecken und aufzuklären, welche die BAUFINEX GmbH, deren Reputation und Vermögenswerte gefährden können. Möglicherweise sind Ihnen solche Themen bekannt und Sie möchten diese bei Vorgesetzten oder sonstigen zur Verfügung stehenden Ansprechpartnern nicht offen ansprechen. Dieses Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Verdachtsmeldung anonym abzugeben um beispielsweise Fällen von Banken-/ Finanzkriminalität, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Korruption, Betrug, Bestechung und Vorteilsannahme oder sonstigen strafbaren Handlungen keine Chance zu geben.
Sämtliche Hinweise, die Sie über dieses Portal abgeben, werden streng vertraulich behandelt. Sofern Sie Ihren Namen nicht angeben möchten, stellen wir durch technische Maßnahmen sicher, dass Ihre Meldung anonym bleibt.
Wir möchten Sie dennoch ermutigen, Ihren Namen bei der Nutzung dieses Systems zu nennen und werden die gemeldeten Informationen stets vertraulich behandeln. Mitarbeiter, die ein vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten in gutem Glauben (also mit der Überzeugung, dass der dargestellte Sachverhalt der Wahrheit entspricht) melden, haben keine negativen Folgen zu befürchten. Auch wenn sich der gemeldete Verdacht nach einer erfolgten Untersuchung nicht bestätigen sollte, hat dies keine negativen Auswirkungen für die Hinweisgebenden zur Folge.
Anonymes E-Mail-Portal
Über folgenden Link erhalten Sie Zugang zu einer von der Baufinex GmbH getrennten online-Plattform, über welche Sie Ihren Hinweis abgeben können. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zum Ablauf des Meldeprozesses und der Anonymität.
Ihr anonymes Hinweisgeberportal
https://www.whistle-blow.org/baufinex
Unser externer Dienstleister hat die URL für das Hinweisgebersystem eingerichtet. Hiermit können nun anonym Hinweise abgegeben werden.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sie die vorbenannte URL von jedem internetfähigen Endgerat (Smartphone, Computer etc.) verwenden können.
Ihre direkten Ansprechpartner
Wir möchten Sie dazu ermutigen, bei verdächtigen Vorfällen zunächst auf unsere direkten Ansprechpartner zuzugehen. Diese stehen für Sie zur Verfügung um Vorfälle z. B. aus dem Bereich Geldwäsche, Korruption, Vorteilsannahme, Betrug und weitere Fälle von Wirtschaftskriminalität, welche zu einem Reputationsverlust oder Vermögensschaden der Baufinex GmbH führen können, zu melden.
Ihre Ansprechpartner
Dr. Dirk Otterbach
Tel.: +49 791 46 5322
Mail: Compliance@baufinex.de
Dr. Alexander Kraus
Tel.: +49 791 46 6035
Katrin Daum
Tel.: +49 791 46 9833
Datenschutzerklärung zur BAUFINEX GmbH
Die BAUFINEX GmbH misst dem Datenschutz und der Beachtung datenschutzrechtlicher Vorschriften, insbesondere des Bundesdatenschutzgesetzes und des Telemediengesetzes einen hohen Stellenwert bei. Die nachfolgende Datenschutzerklärung dient im Interesse datenschutzrechtlicher Transparenz dazu, das Hinweisgebersystem der BAUFINEX GmbH zu erläutern, insbesondere Betroffene über den Umgang mit eingegangenen Hinweismeldungen und über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten zu informieren.
Zweckbestimmung
Das Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme und Aufklärung von die BAUFINEX GmbH betreffenden, schwerwiegenden Verdachtsfällen aus dem Bereich der Wirtschaftskriminalität (insb. Fälle der Banken-/ Finanzkriminalität, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Betrug, Korruption oder sonstige strafbare Handlungen, die zu einer Gefährdung des Vermögens der BAUFINEX GmbH führen könnten). Hinweismeldungen ohne entsprechenden Themenbezug zur Wirtschaftskriminalität werden über dieses Hinweisgebersystem nicht weiterverfolgt.
Vertraulichkeit
Hinweisgeber erhalten durch das Hinweisgebersystem die Möglichkeit, unter besonderer Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität Hinweismeldungen gegenüber der BAUFINEX GmbH abzugeben. Es ist gewährleistet, dass Hinweisgeber, die einen konkreten Verdachtsfall in gutem Glauben melden, aufgrund dieser Hinweismeldung keine negativen Folgen zu befürchten haben. Das BAUFINEX Hinweisgebersystem darf jedoch nicht dazu verwendet werden, bewusst falsche oder gar verleumderische Hinweismeldungen abzugeben. Auf Wunsch können Hinweismeldungen auch anonym abgegeben werden.
- Hinweisgebern stehen verschiedene Möglichkeiten zur Hinweismeldung offen. Unabhängig vom Meldeweg wird die Vertraulichkeit – auf Wunsch auch die Anonymität – des Hinweisgebers in besonderem Maße gewahrt. Im Einzelnen stehen folgende Meldewege zur Verfügung:
Direktmeldeverfahren
Hinweisgeber können Ihre Meldung jederzeit persönlich, telefonisch, schriftlich oder per E-Mail bei den direkten Ansprechpartnern abgeben.
Kontaktdaten der Ansprechpartner
Ansprechpartner: Dr. Dirk Otterbach
Telefonnummer: +49 791 46 5322
E-Mail-Adresse: Compliance@baufinex.de
Postadresse:
Persönlich/Vertraulich
Herrn Dr. Dirk Otterbach
Bereich Recht- und Compliance
Bausparkasse Schwäbisch Hall AG
Crailsheimer Straße 52
74523 Schwäbisch Hall
Elektronisches Hinweisgebersystem
Hinweisgeber können Ihre Meldung alternativ über ein externes elektronisches Hinweisgebersystem abgeben, welches die whistleblow GmbH im Auftrag der BAUFINEX GmbH betreibt. Detailinformationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten bei Nutzung des elektronischen Hinweisgebersystems sind auf der Internetseite der whistleblow GmbH hinterlegt. Das elektronische Hinweisgebersystem erreichen Sie unter der folgenden Internetadresse (URL):
BAUFINEX GmbH
www.whistle-blow.org/baufinex
Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen Ihres Websitebesuchs über die Internetseite der BAUFINEX GmbH für unser Webcontrolling einige Informationen erhoben und ausgewertet werden, die Ihr Browser übermittelt (siehe hierzu unsere Allgemeine Erklärung zum Datenschutz). Vor diesem Hintergrund sollte das elektronische Hinweisgebersystem durch direkte Eingabe der vorstehenden URL in die Adressleiste Ihres Web-Browsers aufgerufen werden. Es wird darüber hinaus empfohlen, keinen internen Rechner der BAUFINEX GmbH zu nutzen, sondern den Hinweis unter Verwendung eines externen Rechners bei direkter Eingabe der URL abzugeben. Sie können die vorstehende URL von jedem internetfähigen Endgerät (Smartphone, Computer, etc.) verwenden.
Telefonnummer für Hinweise:
+49 800 / 66 44 790
Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten
Über das Hinweisgebersystem bekannt gewordene personenbezogene Daten, werden streng vertraulich behandelt. Der Zugriff auf diese Daten ist nur einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen – je nach thematischem Bezug – der Compliance Abteilung gestattet.
Personenbezogene Daten werden nur für den vorgesehenen Zweck – die Vorhaltung des Hinweisgebersystems und die Prüfung und Untersuchung der eingegangenen Hinweismeldungen – erhoben, verarbeitet und genutzt. Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen der BAUFINEX GmbH im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Aufbewahrung und Löschung
Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist von regelmäßig 2 Monaten und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.
Informationspflicht
Sofern personenbezogene Daten über einen der Meldewege des Hinweisgebersystems gespeichert werden, werden die betroffenen Personen informiert, für welche Zwecke die personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Die betroffenen Personen können erst dann informiert werden, wenn keine Gefahr im Hinblick auf die Sachverhaltsaufklärung und die Sammlung erforderlicher Beweise besteht.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle für das Hinweisgebersystem im Sinne des Datenschutzrechts ist die BAUFINEX GmbH.
Ansprechpartner zu Datenschutzfragen
Bausparkasse Schwäbisch Hall
Team Datenschutz
Crailsheimer Straße 52
74523 Schwäbisch Hall
Tel:+49 791 46-4812
Fax:+49 791 46-2628
Fragen
Bei Fragen zum Datenschutz und zur Verwendung und Weitergabe personenbezogener Daten wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Schwäbisch Hall-Gruppe.
Verantwortliche Stelle
Bausparkasse Schwäbisch Hall AG
Crailsheimer Straße 52
74517 Schwäbisch Hall
Tel:+49 791 46-4408
Sicherheit
Die BAUFINEX GmbH setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die durch Nutzung dieses elektronischen Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Von der BAUFINEX GmbH eingesetzte Dienstleister sind in gleichem Maße verpflichtet.
Auskunfts-/Änderungsrecht
Ihnen steht das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es der BAUFINEX GmbH gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Bitte kontaktieren Sie zur Geltendmachung Ihrer Auskunfts- und Änderungsrechte den Datenschutzbeauftragten der Schwäbisch Hall-Gruppe.